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1. Introducción

EPIKOS se compromete a proporcionar experiencias de viaje seguras, enriquecedoras y memorables para nuestros clientes, especialmente para los menores de edad. Este reglamento tiene como objetivo establecer las normas y directrices que guiarán la preparación, ejecución y seguimiento de nuestras actividades, garantizando la seguridad y bienestar de todos los participantes. El respeto a la integridad física y emocional de cada participante, especialmente los menores de edad, es nuestra prioridad, en concordancia con la legislación nacional e internacional.

1. Preparación de las actividades.

Antes de cualquier actividad, EPIKOS se asegura de que todos los aspectos logísticos, de seguridad y legales sean revisados y aprobados, incluyendo:

1. La verificación de los permisos y autorizaciones necesarias de los padres o tutores legales, incluidas en el contrato de adhesión de prestación de servicios profesionales que suscriben con EPIKOS.
2. Un análisis de riesgos detallado para cada actividad.
3. La preparación de los colaboradores mediante capacitaciones en protección infantil, primeros auxilios y manejo de situaciones de emergencia.
4. Asegurarse de que el lugar de destino cumpla con las condiciones de seguridad y accesibilidad adecuadas para los menores.

1. Durante las actividades.

Durante las actividades, EPIKOS garantizará:

1. Supervisión constante por parte de los instructores capacitados.
2. Un número razonable de adultos responsables por cada grupo de menores.
3. Normas de seguridad claras que serán explicadas a los participantes antes de comenzar cualquier actividad.
4. La implementación de protocolos para el manejo de emergencias, incluyendo la comunicación inmediata con los padres o tutores en caso de ser necesario.
5. Garantizar el respeto mutuo entre los menores y entre los menores y los adultos.

1. Entrega del menor.

Al final de cada actividad, se llevará a cabo un proceso de entrega seguro y organizado:

1. Los menores solo podrán ser entregados a sus padres, tutores legales o personas previamente autorizadas por escrito.
2. El personal de EPIKOS verificará la identidad de la persona que recoge al menor mediante una identificación oficial.
3. En caso de retraso o cambios en los planes de entrega, los padres o tutores serán notificados de inmediato y se implementará un plan alternativo acordado con ellos.

1. Conductas generales. Se tendrán por cumplidas las siguientes conductas generales, así como las políticas preventivas establecidas en el Código de conducta de EPIKOS.

1. Trato del adulto al menor.  Todos los adultos deben tratar a los menores con respeto y consideración, evitando cualquier tipo de comportamiento que pueda ser percibido como intimidante, degradante, inadecuado o excesivamente cercano.

Está prohibido el uso de cualquier tipo de castigo físico o verbal que afecte la integridad emocional del menor.

1. Medidas de prudencia. Los adultos deben evitar situaciones donde se queden solos con un menor. Las actividades deberán realizarse en grupos y en espacios abiertos o de fácil supervisión.

Se deberán implementar medidas de seguridad adicionales en lugares o situaciones que puedan presentar un mayor riesgo, como cuerpos de agua, alturas o zonas aisladas.

1. Canales de comunicación. Los padres o tutores deberán tener acceso constante a los responsables de las actividades a través de canales de comunicación oficiales (teléfonos, correos electrónicos, grupo oficial de Wahtsapp de la actividad), especialmente en situaciones de emergencia o cambio de planes.

Se deberá informar de cualquier situación relevante o preocupante relacionada con el menor durante la actividad, garantizando una comunicación clara y oportuna.

Posteriormente a la actividad, los colaboradores tienen prohibido contactar con los participantes, incluso por teléfono o en las redes sociales, sin el consentimiento de los padres o tutores, si es el caso.

1. Acompañantes. Los acompañantes designados para los menores, ya sean padres, profesores o colaboradores, deberán seguir las mismas normas de conducta y medidas de prudencia, así como el Código de conducta, establecido por EPIKOS.

Todos los adultos acompañantes, incluidos colaboradores y profesores, deberán firmar un acuerdo de conocimiento y cumplimiento del presente reglamento.

1. Convivencia en lugares específicos en actividades mixtas. En actividades mixtas (con participación de ambos sexos), se deben establecer reglas claras para la convivencia, asegurando el respeto mutuo y el cuidado de la privacidad de todos los participantes.

Los adultos deben asegurar que en situaciones de alojamiento compartido, los menores de distinto sexo sean ubicados en áreas separadas.

Cuando sea necesario utilizar un vestuario para cambio de ropa, siempre se hará en vestuarios separados por sexos.

1. Código de vestimenta. El vestuario de los menores deberá ser adecuado para las actividades a realizar, asegurando que ofrezca seguridad y comodidad.

Los adultos deben usar vestimenta apropiada y profesional, acorde a las actividades y contextos de los viajes, evitando cualquier atuendo que pueda ser considerado inadecuado para el entorno de los menores.

1. Reglas de dormir. En actividades que incluyan pernoctas, se deberán establecer reglas claras para los horarios de descanso, garantizando que los participantes tengan un tiempo adecuado de sueño.

Los adultos responsables no deben entrar a las áreas de descanso de los menores. Cuando sea estrictamente necesario, lo harán siempre con la presencia de dos adultos.

Los participantes deberán respetar el espacio personal de sus compañeros, manteniendo una conducta respetuosa durante el tiempo de descanso.

5.2 POLÍTICAS PREVENTIVAS

1. Imprudencias: En todo momento se garantizará la seguridad de todos los socios, y se evitará cualquier situación que pueda considerarse imprudente.
2. Separación: En cualquier actividad, los dormitorios, duchas y vestuarios de los menores y de los adultos se encontrarán separados. Lo mismo aplicará para las tiendas de campaña en las excursiones.
3. 3 por habitación: Cuando en una habitación tenga que dormir más de un menor, se procurará que al menos haya tres.
4. Viajes solos: Nunca un adulto viajará solo con un menor, a menos que tenga el consentimiento explícito de sus padres y como una excepción justificada.
5. Compañía: Un adulto no se quedará nunca a solas con un menor en un lugar aislado.
6. Pudor: En todas las actividades se vivirá el sentido del pudor como muestra de respeto a los demás (por ejemplo, al momento de cambiarse para el deporte, al usar los baños). Esto implica que ninguna acción tenderá a acciones que puedan dañar el sentido psicoafectivo del menor respetando en todo momento su privacidad, el cuidado absoluto de su cuerpo y momentos de sueño, descanso o aseo.
7. Pláticas personales: Cuando por alguna razón, se tenga que hablar con un menor de manera personal, los colaboradores lo harán en un lugar visible; si lo hacen en una habitación, la puerta debe tener cristal; si no lo tiene, dejarán la puerta abierta.
8. Favoritismo: Se evitarán las manifestaciones de favoritismo de las autoridades de la actividad  con algún o algunos de los viajeros.
9. Manifestaciones afectivas: Se evitarán manifestaciones inapropiadas de afecto por parte de los instructores y de los viajeros. Esto incluye de manera enunciativa, más no limitativa, abrazos efusivos, tocamientos innecesarios aún y con el carácter de palmadas, mimos y arrumacos, así como apapachos, éstos últimos serán igualmente exigibles entre los viajeros como entre los responsables.
10. Distancia: Se pondrá esmero en el cuidado de la distancia física con los menores y entre colaboradores. Se procurará, por sentido común, no tocarlos ni estar muy cerca de ellos mientras se desarrolla la actividad. La distancia es especialmente importante al momento de las fotografías, que sacadas de contexto pueden dar lugar a malas interpretaciones (por ejemplo, manos en el hombro, abrazos, caras cercanas).
11. Celeridad. Si llegase alguna información que pudiera significar un posible abuso a un menor, se debe actuar con celeridad, prudencia y claridad. Esta cuestión es responsabilidad del Director de EPIKOS en primera instancia.
12. Adicciones. Está prohibido el consumo de drogas, alcohol, tabaco y cualquier sustancia nociva para la salud. Estará igualmente prohibida la posesión, acceso, distrubución o facilitación de cualquier material pornográfico, sensual o erótico aún y del conocido “softporn” en las actividades de EPIKOS, estas obligaciones son extensibles en el uso de los teléfonos celulares particulares, y aún en específico de los servicios de mensajería instantánea de éstos. Cualquier violación a este dispuesto se considerará una falta gravísima.  

1. Observancia y consecuencias

El cumplimiento de este reglamento es obligatorio para todos los involucrados en las actividades organizadas por EPIKOS. Cualquier incumplimiento será tratado de manera seria y tendrá las siguientes consecuencias:

1. Advertencias: En caso de infracciones menores, se emitirá una advertencia formal al infractor.
2. Suspensión temporal o definitiva: Para infracciones graves o reiteradas, EPIKOS se reserva el derecho de suspender o desvincular al infractor de las actividades.
3. Denuncia a las autoridades: Si la falta cometida constituye un delito o infringe las leyes de protección a menores, EPIKOS procederá a denunciar los hechos ante las autoridades competentes.
4. Protocolo de actuación: Se seguirá un protocolo de actuación claro y definido en caso de cualquier denuncia relacionada con la integridad física o emocional de un menor, garantizando que la situación sea tratada con la máxima seriedad y confidencialidad. Para ello, se entregará al Director de EPIKOS el formato de Denuncia de maltrato distribuido por EPIKOS.
5. Este reglamento está diseñado para proteger la seguridad y bienestar de todos los menores que participan en nuestras actividades y para asegurar que las experiencias que ofrecemos estén alineadas con los más altos estándares de respeto y protección en concordancia con nuestro Código de Conducta.

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